Ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym – jak wygląda?

Współpraca firm z biurami rachunkowymi oznacza kompleksową obsługę księgową oraz porządek w rozliczeniach podatkowych. Wiąże się to jednak z przekazywaniem poufnych danych osobowych podatników, takich jak imiona i nazwiska, numery NIP i PESEL, adresy zamieszkania czy też adresy mailowe. Z uwagi na charakter tych czynności tego rodzaju instytucje szczególnie zobowiązane są do wdrożenia w życie i przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Jak w praktyce wygląda RODO w biurze rachunkowym? Sprawdźmy, jakie rodzaje zabezpieczeń się tam stosuje.

 

Jak biura rachunkowe chronią dane osobowe swoich klientów?

Podstawą współpracy z biurem rachunkowym jest zawarcie umowy o powierzeniu danych osobowych. Na jej podstawie administrator danych osobowych, czyli przedsiębiorca upoważnia biuro rachunkowe do przetwarzania poufnych informacji na określonych zasadach. Mowa w tym przypadku o zachowaniu należytej staranności w przestrzeganiu przepisów RODO. Wówczas po stronie biura rachunkowego jest zastosowanie odpowiednich środków technicznych, których celem będzie ochrona danych wrażliwych. Wśród nich wymienia się m.in.:

• zabezpieczenie komputerów, programów komputerowych i poczty elektronicznej np. poprzez szyfrowanie danych czy wykorzystywanie haseł dostępowych,
• ograniczanie dostępu do dokumentów papierowych osobom postronnym poprzez stosowanie zabezpieczeń mebli, w których przechowywane są dokumenty oraz całych pomieszczeń, w których te meble się znajdują,
• wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za tworzenie kopii bezpieczeństwa.

Biuro rachunkowe jest też zobligowane do prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych. Dodatkową formą ochrony jest również powołanie Inspektora Danych Osobowych. Tego rodzaju działanie nie jest jednak obligatoryjne.