Jak wygląda archiwizacja dokumentacji księgowej?

Prowadząc działalność gospodarczą nawet na niewielką skalę generowanych jest mnóstwo dokumentacji firmowych — w tym również księgowej, które prawnie muszą być odpowiednio przechowywane i gotowe do wglądu przez kilka lat od zakończenia danego roku obrotowego. W jaki sposób należy archiwizować dokumentację księgową?

 

Dlaczego należy przechowywać dokumentację firmy w specjalny sposób?

Zgodnie z obowiązującym prawem, a dokładniej ustawą o rachunkowości każdy z podmiotów gospodarczych musi gromadzić i przechowywać dokumenty firmowe, za które co do zasady odpowiada kierownik lub właściciel firmy. Niedociągnięcia w obszarze archiwizowania danych grożą odpowiedzialnością karno-skarbową. Specjalnego przechowywania wymagają konkretne rodzaje dokumentów takie jak: akta dotyczące sprawozdań finansowych, ksiąg rachunkowych, ale również jednolite pliki kontrolne (JPK), dokumenty podatkowe, czy też tzw. dokumenty źródłowe: zewnętrzne (od kontrahentów — faktury, wyciągi bankowe), zewnętrzne wewnętrzne przechowywane kontrahentom, oraz te związane z życiem firmy np. dokumenty inwentaryzacyjne. Niektóre rodzaje papierów jak np. źródłowe moną być poddane digitalizacji, czy zapisania skanów na nośnikach informatycznych, by zachować ich trwałość niezmienność.

 

Jak prowadzić archiwizację danych firmowych?

W Przypadku małych i średnich firm sprawa jest w miarę prosta, w dużych istnieje nierzadko konieczność wynajęcia biura, które pomoże uprać się z nadmiarem dokumentów. Przystępując do archiwizacji danych należy zadbać o zabezpieczenie danych przed dokonaniem ewentualnych zmian w treści, przed dostępem do dokumentów przez nieuprawione osoby, czy też ich uszkodzeniami. W zależności od rodzaju dokumentu przechowuje się je do 5 lat do 10 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowych, w którym nastąpiło zatwierdzenie. Najdłuższy okres archiwizacji danych dotyczy dokumentacji pracowniczych.